Tietosuojaseloste
Tämä on yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja Ylen ohjelmatyöntekijät ry:n jäsenille, potentiaalisille jäsenille, henkilökunnalle, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille.
(EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016, 12 ja 13 artikla)
1. TIIVISTELMÄ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ:
Henkilötietojen käsittelijä
Ylen ohjelmatyöntekijät ry
Y-tunnus: 2189887-6
Radiokuja 1
00240 Helsinki
YOT:n jäsenasiain hoitaja toiminnanjohtaja Helena Pekarila
Radiokuja 1
00240 Helsinki
puh. 040 505 9794
sähköposti: helena.pekarila@yle.fi
Kenen tietoja käsittelemme?
• Jäsenet
• Potentiaaliset jäsenet
• Palveluntoimittajat
• Sidosryhmät
• Henkilökunta
• Yhdistyksen verkkosivun kävijät
Mistä saamme tiedot?
• Jäsenen tiedot saamme pääosin jäseneltä itseltään, mutta osoitetietoja täydennämme Postin järjestelmästä.
• Potentiaalinen jäsen on tuleva (jäsenhakemuksen tehnyt) tai entinen jäsenemme, joten olemme saanut tiedot tältä itseltään.
• Palveluntoimittajan tiedot saamme tältä itseltään.
• Sidosryhmään kuuluvan tiedot tältä itseltään tai julkisista tietolähteistä.
• Henkilökuntaan kuuluvan tiedot tältä itseltään.
• Rekrytointiin osallistuvan tiedot tältä itseltään.
• Verkkosivuston kävijöistä luomme tilastollisen kokonaiskuvan Google Analyticsin evästeiden avulla. Emme siis tiedä, kuka yksittäinen kävijä on.
Kuinka kauan käsittelemme tietojasi?
• Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Jäsenten kohdalla tämä tarkoittaa jäsenyyden voimassaoloaikaa ja sen päättymisen jälkeen jäsenmaksutietojen osalta 10 vuoden jaksoa. Jos jäsen on antanut Journalistiliitolle Kopiosto-valtakirjan, käsitellään hänen henkilötietojaan eroamisesta huolimatta niin kauan kuin valtakirja on voimassa.
• Jäsenhakemuksen tehneen tiedot poistamme 12 kuukauden sisällä hakemuksen tekemisestä, jos hakemus ei johda jäseneksi hyväksymiseen.
• Palveluntoimittajan tiedot poistetaan 12 kuukauden sisällä sopimusvelvoitteiden täyttämisestä.
• Sidosryhmien kohdalla poistamme tiedot 12 kuukauden sisällä yhteistyön päättymisestä.
• Henkilökunnan tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen erityislaeissa säädetyllä tavalla, esimerkiksi palkkakirjanpitoa 10 vuotta.
• Verkkosivujen kävijätietoja säilytetään Google Analyticsissä 14 kuukautta.
Huom! Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi on päättynyt esimerkiksi 30.4.2018, tositteita on säilytettävä 31.12.2024 asti. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja.
Henkilötietojasi voidaan säilyttää joissakin tilanteissa tätä pidempään. Säilytämme 10 vuoden ajan sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat. Syynä on vahingonkorvausvelvollisuusuuden vanhenemisaika, joka yleensä päättyy kymmenessä (10) vuodessa vahingon sattumisesta tai sen havaitsemisesta lukien.
Huom 2! Kaikki Ylen ohjelmatyöntekijät ry:n itse tuottama, yhdistyksen toimintaan liittyvä aineisto säilytetään pysyvästi. Tällaista aineistoa ovat mm. pöytäkirjat, toimintakertomukset ja toimintasuunnitelmat.
Näitä tietoja käsittelemme
Käsittelemme vain tietoja, jotka olet meille toimittanut, tai joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, esimerkiksi:
• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Osasto
• Henkilötunnus
• IP-osoite
• Ammattinimike
Tarkemman kuvan jäsentietojen käsittelystä saat selosteen Jäsenrekisteri-kohdasta.
Oikeutesi
• Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.
• Oikaisemisoikeus: Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
• Suoramarkkinointikielto: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin. Emme luovuta ilman suostumustasi henkilötietojasi tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.
• Poisto-oikeus: Jos katsot, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi emme voi poistaa tietoja. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
• Rajoittamisoikeus: Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
• Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on oikeus saada jäsenrekisteriin talletetut henkilötietosi yleisesti käytetyssä sähköisessä tiedostomuodossa.
Jäsenten tulee tehdä oikeuksiaan koskevat pyynnöt sähköisen jäsenpalvelujärjestelmän (https://verkkoasiointi-journalistiliitto-fi.pwire.fi/) kautta, muiden sähköpostitse tietosuojavastaavalle osoitteeseen hannu.hallamaa(at)journalistiliitto.fi. Pyynnössä tulee yksilöidä mihin ja milloin syntyneeseen materiaaliin se kohdistuu.
Miksi käsittelemme tietojasi ja millä perusteella?
Journalistiliitto käsittelee useiden ihmisryhmien henkilötietoja. Pääosin käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa liiton toiminta jäsentensä edunvalvojana. Journalistiliiton yhteistyökumppanit voivat myös kohdistaa jäseniin markkinointia, jos jäsen on tähän suostunut. Muista kuin jäsenistä keräämme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa.
• Jäsenyyssuhteen hoitaminen ja jäsenten edunvalvonta = sopimus, oikeutettu etu
• Jäsenyyssuhteen aloittaminen =suostumus
• Asiakassuhteen hoitaminen= sopimus, oikeutettu etu
• Markkinointi = oikeutettu etu
• Sidosryhmätoiminta = sopimus, oikeutettu etu
Kuka muu käsittelee tietojasi?
Ylen ohjelmatyöntekijät ry käyttää henkilötietojen käsittelyssä apunaan ainoastaan laadukkaita palveluntoimittajia, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Toimittajia ovat keväällä 2018 mm.:
• Avoine (jäsenrekisteri)/Yhdistysavain (nettisivut/jäsenrekisteri)
• Lisäksi jäsentietoja käsitellään Journalistiliitossa
Jäseniä koskevista tietojen luovutuksista saat tarkemman kuvan selosteen jäsenrekisteriä koskevassa kohdassa.
Toimittajamme käsittelevät tietojasi pääsääntöisesti EU:n tai ETA:n alueella. Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.
Kuinka suojaamme tietosi?
• Suojaamme internetyhteyden (https)
• Käytämme henkilötietoja käsittelevään viestintään salattua sähköpostia
• Käytämme palomuuria
• Salaamme tietoja (kryptaus)
• Rajaamme rekisteriin pääsyn henkilöihin, jotka sitä tarvitsevat
• Yhdistyksen tilat on lukittu, ja paperiarkistoja säilytetään lukituissa tiloissa
• Kaikilla työntekijöillä ja luottamushenkilöillä on salassapitovelvoite työhön tai luottamustehtävään liittyen saamistaan tiedoista. Työntekijöitä ja luottamushenkilöitä ohjeistetaan säännöllisesti salassapidon tärkeydestä ja siihen liittyvistä käytännöistä.
• Liiton salassapito-ohjeistuksen mukaan jäseniin liittyvistä asioista ei puhuta työpaikallakaan muille kuin niille, joiden on välttämätöntä saada tieto jäsenen palvelemiseksi.
Selosteen muuttaminen
Meillä on oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme, josta löydät myös viimeisimmän version tästä selosteesta.
Ota yhteyttä
Voit esittää tätä selostetta koskevia kysymyksiä tai kysyä tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen hannu.hallamaa(at)journalistiliitto.fi.
2. YKSITYISKOHTAINEN KUVAUS JÄSENTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ
Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri Ay-Ankkuri, henkilötietojen käsittelijä Avoine Oy ja sen alihankkijat.
Käsittelyperuste
Jäsenten henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Liitto ylläpitää keskitetysti yhdistyslain 11 § mukaista luetteloa jäsenistään. Tallennettuja tietoja käytetään jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitamisessa ja ammattiliiton toiminnassa sekä jäsenetujen hoitamisessa.
Ammattiliittotoimintaan sisältyviä yhteisöjä ovat ammattiliitto, ammattiyhdistykset, -osastot sekä työttömyyskassa.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään muun muassa:
• jäseneen liittyviä tietoja, kuten henkilötunnus, henkilö- ja yhteystiedot
• jäsenyyteen liittyvät perustiedot kuten ammattiyhdistyksen ja ammattiosaston nimi ja liittymispäivä, työttömyyskassan liittymispäivä
• jäsenen työsuhteeseen mahdollisesti liittyvä sopimusala ja muita työsuhteeseen ja jäsenmaksuvelvoitteeseen liittyviä tietoja kuten työnantajan ja työpaikan tiedot sekä työsuhteeseen liittyvät tiedot
• yhteystiedot
• jäsenmaksuun ja jäsenmaksun maksutapaan liittyvät tiedot
• liiton luottamus- ja järjestötehtävät ja niihin liittyvä toimikausi
• muut jäsenyyteen liittyvät asiat kuten markkinointilupa, tekijänoikeussopimus, Kopioston valvontavaltakirja, jäsenlehden lähetys
• koulutus
Täydellisen kuvan tietosisällöstä jäseneksi haluava saa jäsenlomakkeesta (https://liittymislomake-journalistiliitto-fi.pwire.fi/liittymislomake/perustiedot/), jäsen jäsensivuilta (https://journalistiliitto.fi/fi/extranet/).
Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteriin tallennetaan jäsenen itsensä ilmoittamat tiedot. Henkilötietoja voidaan tallentaa ja päivittää myös osoite- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Säännönmukaisia luovutuksia tai siirtoja tehdään jäsenetujen osalta ja ainoastaan niille yhteistyötahoille, joiden tulee varmistaa jäsenyys ennen jäsenedun antamista jäsenelle. Tietojen luovuttaminen tarkoittaa sitä, että vastaanottaja voi käyttää tietoja esimerkiksi omassa markkinoinnissaan. Tietoja siirrettäessä vastaanottaja saa käyttää tietoja vain Journalistiliiton ohjeiden mukaan. Tietoja siirretään tai luovutetaan vain tarvittavassa laajuudessa, eli esimerkiksi lehden painavalle taholle ainoastaan jäsenen nimi ja osoite.
Jäsentietoja luovutetaan vakuutusyhtiö Turvalle, jotta Turva voi vakuutta liiton jäsenet liiton ja Turvan sopimuksen mukaisesti. Liittyessään jäseneksi jäsen hyväksyy tämän tietojen luovuttamisen Turvalle. Tässä yhteydessä Turvalle luovutettavat tiedot saa myös tanskalainen vakuutusyhtiö SOS EU. Lisäksi Turvalle luovutetaan erillisen suostumuksen antaneiden jäsenten henkilötiedot, jotta Turva voi tarjota näille jäsenille vakuutuksia jäsenetuehdoilla.
Jäsentietoja luovutetaan työttömyyskassa Finkalle. Liittyessään jäseneksi jäsen hyväksyy tietojen luovuttamisen Finkalle.
Rekisterinpitäjä ilmoittaa suoritetut jäsenmaksut verohallinnolle sähköisessä muodossa.
Jos jäsen antaa liitolle Kopiosto-valvontavaltakirjan tai tekee tekijänoikeussopimuksen, luovutetaan jäsentiedot Kopiostolle.
Jäsenkorttia (pressikortti) varten tiedot siirretään korttipainolle.
Jäsenlehden (Journalisti) postitusta varten tiedot siirretään lehden painavalle yritykselle.
Journalistiliiton jäsenmaksun työnantajaperintää varten tiedot siirretään työnantajan taloushallinnolle.
Luottamushenkilöiden tietoja siirretään erikoislehtien postittamista varten lehtien kustantajille.
Erilaisten kyselyjen (esim. liiton jäsenkysely) toteuttamiseksi jäsentietoja voidaan siirtää Journalistiliiton lukuun toimiville tutkijoille.
Liiton jäsenkirjettä varten jäsenten sähköpostiosoitteet siirretään sähköpostituspalvelulle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jäsenrekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet:
Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto säilytetään erillisessä arkistossa, jonne on pääsy vain henkilötietojen käsittelyyn oikeutetuilla työntekijöillä.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot: Digitaalisesti käsiteltävät tiedot säilytetään erillisissä tietokannoissa, jotka on suojattu suojattu tavanomaisesti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä.
Tietoja saavat käyttää käyttöoikeusrajoituksin vain ne Suomen Journalistiliiton ja Työttömyyskassa A-kassan palveluksessa olevat henkilöt sekä jäsenyhdistysten, ammattiyhdistysten ja ammattiosastojen jäsentietoja hoitavat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävien hoitamiseen.
Rekisteriin merkityt tiedot ovat salassapidettäviä.